{"id":11403,"date":"2024-02-01T10:02:24","date_gmt":"2024-02-01T09:02:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.devoxx.fr\/?page_id=11403"},"modified":"2025-09-03T09:01:25","modified_gmt":"2025-09-03T07:01:25","slug":"frais-orateurs-oratrices","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.devoxx.fr\/en\/frais-orateurs-oratrices\/","title":{"rendered":"Politique de remboursement des frais"},"content":{"rendered":"\t\t
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Couverture des frais <\/span><\/h2> \t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Devoxx France <\/span>Pr\u00e9sentation<\/span><\/h1> \t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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visiteurs uniques par jour<\/div>\t\t\t
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DEVOXX FRANCE <\/span>Politique de couverture des frais<\/span><\/h1> \t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Chers Orateurs\/oratrices<\/span><\/h1>

Nous vous remercions de participer comme orateur\/oratrice \u00e0 la conf\u00e9rence Devoxx France.<\/span><\/p>

Afin d’assurer la clart\u00e9 et la transparence concernant notre politique de non-remboursement, nous tenons \u00e0 partager avec vous les \u00e9l\u00e9ments suivants :<\/span><\/p>

Politique de remboursement<\/b><\/h2>

Devoxx France ne couvre pas les frais et n’offre pas de politique de remboursement pour les orateurs\/oratrices<\/span>. <\/span><\/p>

Cela veut dire que Devoxx France ne rembourse aucun frais, ni transport, ni h\u00e9bergement, ni restauration.<\/p>

Cette politique est en place principalement en raison du grand nombre d’orateurs (plus de 250 personnes) et des d\u00e9fis logistiques impliqu\u00e9s dans la gestion des remboursements \u00e0 une telle \u00e9chelle.<\/span><\/p>

Notre objectif est d’allouer nos ressources de mani\u00e8re \u00e0 maximiser la qualit\u00e9 globale et l’accessibilit\u00e9 de la conf\u00e9rence pour les orateurs et les participants.<\/span><\/p>

Exceptions \u00e0 la Politique :<\/b><\/h2>

Cependant, nous comprenons qu’il pourrait y avoir des circonstances exceptionnelles o\u00f9 une personne peut n\u00e9cessiter un soutien financier pour participer. Dans de tels cas, nous sommes ouverts \u00e0 consid\u00e9rer les demandes de remboursement sur une base individuelle. Ces exceptions sont faites pour accommoder les orateurs qui pourraient autrement ne pas \u00eatre en mesure d’assister, assurant ainsi un \u00e9v\u00e9nement diversifi\u00e9 et inclusif.<\/span><\/p>

Si vous pensez que votre situation justifie une exception, veuillez soumettre une demande d\u00e9taill\u00e9e expliquant vos circonstances par courrier \u00e9lectronique, \u00e0 info@devoxx.fr. Chaque demande sera \u00e9valu\u00e9e avec soin, en gardant \u00e0 l’esprit l’intention de soutenir ceux qui en ont r\u00e9ellement besoin et de maintenir l’int\u00e9grit\u00e9 de notre politique. Les demandes seront \u00e0 envoyer au moment de l’acceptation de votre sujet et avant l’annonce du programme. Une fois le programme annonc\u00e9, nous ne prendrons plus de demandes.<\/span><\/p>

Nous appr\u00e9cions votre compr\u00e9hension et votre coop\u00e9ration pour adh\u00e9rer \u00e0 ces directives. Notre engagement \u00e0 cr\u00e9er une conf\u00e9rence r\u00e9ussie et impactante est in\u00e9branlable, et nous croyons que ces mesures sont cruciales pour atteindre cet objectif.<\/span><\/p>

Couverture des frais de voyage et d’h\u00e9bergement seulement :<\/b><\/h2>

Il est important de noter que notre politique, dans le cas d’une exception uniquement, couvre uniquement les frais de voyage et d’h\u00e9bergement. Cela inclut les billets d’avion ou de train et les frais de transport locaux (taxi, uber, m\u00e9tro). L’h\u00e9bergement est couvert uniquement du mardi au vendredi matin inclus. Nous ne couvrons pas les jours en plus, qui restent \u00e0 votre charge.\u00a0<\/span><\/p>

Veuillez noter que nous ne couvrons pas les repas, les d\u00e9penses personnelles ou tout autre co\u00fbt non li\u00e9 directement au voyage. Nous ne couvrons pas les d\u00e9penses pour les personnes vous accompagnant.\u00a0<\/span><\/p>

R\u00e9servation de votre voyage :<\/b><\/h2>

La r\u00e9servation des billets d’avion ou de train rel\u00e8ve de la responsabilit\u00e9 de chaque orateur. Nous vous encourageons \u00e0 organiser votre voyage le plus t\u00f4t possible pour obtenir les meilleurs tarifs et la plus grande commodit\u00e9 pour votre trajet. Nous vous remercions de confirmer votre participation au moins 30 jours avant la conf\u00e9rence par email \u00e0 <\/span>cfp@devoxx.fr<\/span><\/a>.\u00a0<\/span><\/p>

Limites de remboursement bas\u00e9es sur votre localisation g\u00e9ographique :<\/b><\/h2>

Pour les orateurs europ\u00e9ens, nous rembourser les d\u00e9penses jusqu’\u00e0 un maximum de 500 \u20ac. Pour les orateurs non europ\u00e9ens, cette limite sera \u00e9tudi\u00e9e au cas par cas. Ces limites ont \u00e9t\u00e9 fix\u00e9es pour tenir compte des diff\u00e9rents co\u00fbts de voyage associ\u00e9s aux diff\u00e9rentes r\u00e9gions.<\/span><\/p>

Soumission en temps opportun des re\u00e7us :<\/b><\/h2>

Tous les orateurs doivent soumettre leurs re\u00e7us de voyage et d\u00e9penses connexes dans le mois suivant la conclusion de l’\u00e9v\u00e9nement. Cela est essentiel pour notre processus comptable et assure des remboursements rapides.<\/span><\/p>

La soumission doit se faire par courrier \u00e9lectronique \u00e0 <\/span>info@devoxx.fr<\/span><\/a> avant le 15 juin. Pass\u00e9 ce d\u00e9lai, les organisateurs se r\u00e9servent le droit de refuser les demandes de remboursement.<\/span><\/p>

Exigences de num\u00e9risation des documents :<\/b><\/h2>

Pour un processus plus efficace et respectueux de l’environnement, tous les documents et re\u00e7us doivent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s et soumis \u00e9lectroniquement. Assurez-vous que les num\u00e9risations soient claires et lisibles pour un processus de remboursement fluide.<\/span><\/p>

Merci d’indiquer vos coordonn\u00e9es bancaires compl\u00e8tes, en utilisant un IBAN ou un BBAN pour les comptes bancaires en dehors de l’Europe.<\/span><\/p>

Remboursement en Euros et options de paiement :<\/b><\/h2>

Les remboursements seront effectu\u00e9s en euros (EUR), et nous offrons l’option de PayPal pour ces transactions. Veuillez noter que tous les frais PayPal encourus ne seront pas couverts par nos soins. Paypal peut appliquer un surco\u00fbt de 4%, qui reste \u00e0 votre charge. Nous ne pouvons pas justifier ce montant au niveau comptable.\u00a0<\/span><\/p>

Consid\u00e9rations sur les frais bancaires et les taux de change :<\/b><\/h2>

Nous ne pouvons pas prendre en compte les frais bancaires ou les diff\u00e9rences de taux de change dans nos remboursements. Consultez votre banque concernant les \u00e9ventuels frais ou implications du taux de change. Dans la plupart des cas, Devoxx France prend \u00e0 sa charge les frais de virements internationaux.<\/span><\/p>

Moment du remboursement :<\/b><\/h2>

Il est important de noter que les remboursements ne seront trait\u00e9s qu’apr\u00e8s l’\u00e9v\u00e9nement. Nous ne sommes pas en mesure d’offrir de remboursements <\/span>avant<\/b> la conclusion de l’\u00e9v\u00e9nement. Cette politique est en place pour garantir un processus coh\u00e9rent et \u00e9quitable pour tous les orateurs. Il permet \u00e9galement de g\u00e9rer les annulations de derni\u00e8re minute.\u00a0<\/span><\/p>

Couverture de vos frais par votre entreprise :\u00a0<\/b><\/h2>

Nous appliquons une politique stricte de non remboursement pour les personnes venant parler au nom de leur entreprise ou pr\u00e9senter un logiciel, une solution de leur entreprise. Nous ne couvrons pas les frais pour les pr\u00e9sentations sponsors, pour les pr\u00e9sentations effectu\u00e9es par les tech-\u00e9vang\u00e9listes des \u00e9diteurs de logiciels. Dans le cas o\u00f9 votre entreprise couvrirait vos frais, nous ne remboursons pas en double les frais.\u00a0<\/span><\/p>

En conclusion<\/b><\/h2>

Nous appr\u00e9cions profond\u00e9ment votre compr\u00e9hension et votre coop\u00e9ration avec ces directives. Notre objectif est d’assurer un processus de remboursement simple et sans tracas pour l’ensemble des orateurs.<\/span><\/p>

Si vous avez des questions ou besoin de clarifications suppl\u00e9mentaires, n’h\u00e9sitez pas \u00e0 nous contacter : <\/span>info@devoxx.fr<\/span><\/a><\/p>

L’\u00e9quipe d’organisation de Devoxx France<\/p>

Derni\u00e8re mise \u00e0 jour : 29 janvier 2024<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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DEVOXX FRANCE <\/span>Our reimbursement policy<\/span><\/h1> \t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Dear Speakers,<\/span><\/h1>

As we prepare for the exciting and enriching experience at DevoxxFrance, we would like to provide an important update regarding our speaker reimbursement policy.\u00a0<\/span><\/p>

Our reimbursement policy:<\/b><\/h2>

Please note that as a standard practice, we do not offer reimbursement for speakers<\/span>.<\/span><\/p>

To be clear : Devoxx France does not cover travel, hotel or food expenses.<\/p>

This policy is in place primarily due to the large number of participants (more than 250 speakers) and the logistical challenges involved in managing reimbursements at such a scale. We aim to allocate our resources to maximize the overall quality and accessibility of the conference for speakers and attendees alike.<\/span><\/p>

Exceptions to the Policy:<\/b><\/h2>

However, there might be exceptional circumstances where a speaker may require financial support to participate. In such cases, we are open to considering requests for reimbursement on an individual basis. These exceptions are made to accommodate speakers who might be unable to attend otherwise, ensuring a diverse and inclusive event.<\/span><\/p>

If your situation warrants an exception, please submit a detailed request by email to info@devoxx.fr explaining your circumstances. Each request will be evaluated carefully, keeping in mind the intention to support those in genuine need and maintain our policy’s integrity. The request must be sent before the agenda publication. Make sure to confirm and contact the team as soon as possible. Any request once the agenda has been published will be decline.<\/span><\/p>

We appreciate your understanding and cooperation in adhering to these guidelines. Our commitment to creating a successful and impactful Devoxx France is unwavering, and we believe these measures are crucial in achieving that goal.<\/span><\/p>

Coverage of travel and accommodation expenses only:<\/b><\/h2>

It is important to note that our policy, for exceptional situations, only covers travel and accommodation expenses. This includes plane or train tickets and local transportation costs (taxi, uber, subway). Accommodation is covered from Tuesday to Friday morning inclusive. We do not cover extra days,\u00a0 which will be at your own expense.<\/span><\/p>

Please note that we do not cover meals, personal expenses, or any other costs not directly related to the trip. We do not cover expenses for accompanying persons.<\/span><\/p>

Booking of travel arrangements:<\/b><\/h2>

Please note that booking plane or train tickets is the responsibility of each speaker. We encourage you to make your travel arrangements on time to secure the best possible rates and convenience for your journey.<\/span><\/p>

Reimbursement limits based on geographic location:<\/b><\/h2>

We have allocated specific reimbursement limits based on the geographic location of our speakers. For European speakers, we can reimburse up to a maximum of \u20ac500. For non-European speakers, please contact the team before the event for validation. These limits have been set to accommodate the travel costs of different regions.<\/span><\/p>

Booking train or plane tickets is up to you.<\/span><\/p>

Timely submission of receipts:<\/b><\/h2>

We kindly request that all speakers submit their travel and related expense receipts within two months following the event’s conclusion. This timeframe is essential for our accounting process and helps us ensure timely and efficient reimbursements. Please mark your calendars accordingly to avoid any delays in receiving your reimbursement.<\/span><\/p>

Document scanning requirements:<\/b><\/h2>

To facilitate a more efficient and eco-friendly reimbursement process, we require all documents and receipts to be scanned and submitted electronically to info@devoxx.fr. <\/span>
<\/span>Please ensure that the scans are clear and legible, as this will expedite the reimbursement process.<\/span><\/p>

Reimbursement in Euros:<\/b><\/h1>

Please note that all reimbursements will be made in Euros (EUR). We understand that this might involve currency conversion for some of you. However, our policy mandates reimbursement in Euros to maintain consistency and efficiency in our accounting practices.<\/span><\/p>

Bank and exchange rate considerations:<\/b><\/h2>

While we cannot consider any bank fees or exchange rate differences that may occur, we offer an additional reimbursement option via PayPal. Please be aware, however, that we do not cover any PayPal transaction fees. These fees, if applicable, will be the responsibility of the recipient. Consider this when choosing your preferred reimbursement method.<\/span><\/p>

Timing of Reimbursement:<\/b><\/h2>

It is important to note that reimbursements will only be processed after the event. We are unable to offer reimbursements before the conclusion of the event. This policy is in place to ensure a consistent and fair process for all speakers. It also helps manage last-minute cancellations.<\/span><\/p>

Non-Reimbursement for Company-Sponsored Travel:<\/b><\/h2>

We adhere to a strict non-reimbursement policy for individuals speaking on behalf of their company or presenting software or solutions from their company. We do not cover expenses for sponsored presentations or presentations made by software publishers’ tech evangelists. In cases where your company covers your fees, we do not provide double reimbursement for these costs.<\/span><\/p>

We sincerely appreciate your understanding and cooperation with these guidelines. We aim to ensure a hassle-free reimbursement process for all our esteemed speakers. Should you have any questions or need further clarification, please do not hesitate to contact us (info@devoxx.fr)<\/span><\/p>

Thank you for your attention to these details, and we look forward to your valuable contribution to Devoxx France.<\/span><\/p>

The Devoxx France team<\/p>

Last update : January, 29th 2024<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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