Keynote room at Devoxx France

Information sur le Corona-virus

11
Mar

Devoxx France reporté au 1er juillet 2020

Page d’information sur le COVID-19 et l’organisation de Devoxx France

Face à la situation exceptionnelle lié au Coronavirus, Devoxx France est reportée au mercredi 1er juillet jusqu’au vendredi 3 juillet prochain.

English version below

En résumé :

  • Nous ne pouvons pas ouvrir le 15 avril prochain en raison de la décision du gouvernement d’interdire tout événement de plus de 1000 personnes ;
  • Nous avons réussi à obtenir 3 jours, même lieu et même étage au Palais des Congrès. La conférence aura donc bien lieu sur le même format ;

Les participants qui seront dans l’impossibilité de venir, ou qui souhaitent obtenir un remboursement partiel ou total, pourront le faire sur le site reg.devoxx.fr très prochainement. Etant donné la situation, nous avons besoin de quelques jours pour mettre en place la solution sur notre logiciel. Merci de vous tenir informé en suivant notre compte Twitter (@DevoxxFR) sur lequel nous publions régulièrement des informations.

Les exposants/sponsors ont reçu une information détaillée, avec la possibilité de reporter ou d’annuler leur participation.

Les orateurs/oratrices ont reçu un message dans lequel nous leur demandons de confirmer (ou non) leur présence pour les nouvelles dates. Selon les retours, nous ajusterons le programme et nous recontacterons d’autres personnes.

Nous continuerons à vous informer selon l’évolution de la situation, nous sommes sincèrement très heureux d’avoir pu maintenir la conférence malgré la situation compliquée. Nous restons attentif aux décisions gouvernementales et sur l’évolution de la situation en France.

Merci à toutes et à tous.

Informations : 

Questions fréquentes pour les conférenciers

Est-ce que la conférence Devoxx France 2020 est annulée ou reportée ?

La conférence a été reportée au 1er juillet 2020, au lieu du 15 avril initialement prévu. Le format reste inchangé. La conférence démarre le mercredi 1er juillet avec la journée « Université » et continue avec les 2 journées « Conférences » du jeudi et du vendredi.

La soirée Meet & Greet a été annulée et reste annulée.

Pensez-vous proposer une conférence virtuelle pour ceux qui ne peuvent pas venir ?

Non, à ce stade nous restons sur l’organisation de la conférence, avec toutefois, l’enregistrement vidéo des différentes salles. L’ensemble des vidéos sera mis en ligne gratuitement après la conférence sur la chaîne YouTube de Devoxx France.

J’ai acheté une place pour le mois d’avril. Je ne peux pas venir au mois de juillet, que proposez-vous ?

Pour n’importe quelle personne qui a acheté et payé sa place, nous offrons la possibilité de demander un remboursement par virement bancaire, via le site reg.devoxx.fr. Vous devez être muni de votre adresse d’inscription et de votre numéro de dossier.

Le site de demande de remboursement n’est pas encore prêt. Nous informerons l’ensemble des conférenciers par un email, dès que le site sera prêt à prendre les demandes.

A noter que vous pouvez aussi transmettre votre place à une autre personne. Pour cela, il suffit de se rendre sur le site reg.devoxx.fr, puis d’éditer le ticket, et d’attribuer la place à une nouvelle personne. Vous conserverez la facture, car le dossier a été réglé par vous.

Nous avons acheté une formation auprès d’Oxiane, avec 3 jours à Devoxx France. Quelle est la situation ? Pouvons-nous assister à la formation ?

La formation est maintenue, mais sera aussi décalée. Au 11 mars, la nouvelle date n’est pas encore connue. Notre partenaire Oxiane s’efforce de trouver une solution adaptée, et communiquera aux sociétés les nouvelles dispositions.

Nous vous tiendrons aussi informé sur cette page de l’évolution de la situation.

Est-ce que vous me rembourserez les frais d’hôtel ou de transports ?

Devoxx France ne peut pas être tenu responsable des frais engagés, que ce soit en temps normal ou en cas de force majeure. Nous recommandons à nos clients de prendre systématiquement des formules remboursables, afin d’éviter des frais.

La SNCF présente une mesure exceptionnelle pour reporter ou échanger votre billet de train sur son site.

Les compagnies aériennes mettent aussi en place des dispositifs exceptionnels. Renseignez-vous directement auprès de votre voyagiste.

Pourquoi le remboursement des places doit-il se faire avant le 15 avril ?

Tout participant qui souhaite se faire rembourser la totalité ou une partie de ses places est invité à le faire via le site reg.devoxx.fr avant le 15 avril.

Nous avons pris cette décision pour 2 raisons. En premier lieu, nous aimerions pouvoir proposer des places aux quelques 930 personnes en liste d’attente. Pour pouvoir le faire, nous devons avoir rapidement connaissance des annulations.

En second lieu, cette date correspond pour nous à des échéances opérationnelles importantes. Nous ne pouvons pas organiser Devoxx France si les participants décident d’annuler la veille. Notre politique depuis 9 ans nous permet d’offrir des places à un tarif beaucoup moins cher que d’autres conférences européennes. Cela reste possible car nous travaillons avec des partenaires qui, en retour, nous demandent des positionnements financiers importants avant l’événement.

Nous souhaitons rester transparent et conserver un prix abordable, ce qui dans le cas présent, nous force à mettre en place cette date limite de remboursement.

Questions fréquentes pour les orateurs et oratrices de la conférence

Les personnes retenues pour venir présenter à Devoxx France ont reçu un courrier électronique le 11 mars, afin de connaître leur choix. Chaque orateur doit confirmer (ou non) son choix de venir présenter à Devoxx France via le site cfp.devoxx.fr.

J’étais prévu le jeudi après-midi, est-ce que je conserve mon jour et mon heure de passage ?

Non. Etant donné la situation et les nouvelles contraintes, nous allons refaire un agenda. Nous vous contacterons normalement afin de vous informer lorsque l’agenda sera re-publié.

Je suis aussi speaker à une autre conférence prévue à ces dates, que proposez-vous ?

Devoxx France se déroulera en même temps que d’autres conférences début juillet (Sunny Tech, ScalaDays Berlin, …). Cela peut compliquer votre participation à plusieurs événements.

Nous pensons que chaque orateur doit privilégier ses engagements, et qu’il/elle doit penser aux organisateurs de chaque conférence. Vous aviez déjà pris un engagement ? Pensez aux personnes qui préparent et qui organisent, et qui n’aimeraient pas subir un désistement.

Devoxx France vous permet aussi de venir présenter un jour, puis de partir pour participer à une autre conférence. Nous l’avons fait en bonne intelligence avec Mix-IT pendant plusieurs années. Cela fonctionne, il suffit d’indiquer vos préférences directement sur le site du CFP de Devoxx France, dans la zone commentaire de votre sujet.

J’avais indiqué que je ne viendrai pas en avril. Je pense être disponible en juillet. Pouvez-vous me ré-inviter ?

Malheureusement non.

Nous avons eu quelques désistements pour le mois d’avril, majoritairement car certaines entreprises ont décidé que leurs salariés n’ont plus le droit de voyager. Cela demande alors un travail important pour trouver un sujet de remplacement, et organiser à nouveau l’agenda.

C’est pourquoi nous avons décidé de ne pas recontacter les personnes qui ont décliné leur présence, et de conserver les personnes « Backup » qui ont accepté de venir présenter un sujet.

Pensez-vous maintenir le diner des orateurs le mercredi soir ?

Nous essayons de déplacer et de ré-organiser la soirée initialement prévue le mercredi 15. Cela nécessite des discussions et de la logistique pour, soit obtenir une réservation au même endroit, soit trouver un nouvel espace pour recevoir 200 à 250 personnes.

Questions fréquentes pour les exposants et sponsors

Est-ce que la conférence Devoxx France 2020 est annulée ou reportée ?

La conférence a été reportée au 1er juillet 2020, au lieu du 15 avril initialement prévu. Le format reste inchangé. La conférence démarre le mercredi 1er juillet avec la journée « Université » et continue avec les 2 journées « Conférences » du jeudi et du vendredi.

Le guide exposant sera modifié rapidement, compte-tenu de la modification des dates de la conférence.

La soirée Meet & Greet a été annulée et reste annulée.

Nous avons acheté un emplacement, nous ne souhaitons pas venir aux nouvelles dates. Comment pouvons-nous obtenir un remboursement ?

Nous offrons le remboursement pour les sociétés qui le souhaitent, dans le cadre contractuel de nos conditions générales de vente. Toute demande doit s’effectuer par courrier électronique à info@devoxx.fr.

Je participe à Devoxx France au mois de juillet, j’ai déjà payé, est-ce que je conserve mon numéro de stand ?

Oui. La règle d’attribution des emplacements est : premier payé, premier choix attribué. Votre numéro de stand est lié à la date de paiement de votre facture Devoxx France.

Est-ce que vous prévoyez une baisse de l’affluence et donc, moins de personnes ?

La réponse est non. Les 2600 places Devoxx France se sont vendues en 39h. Nous avons 930 personnes en liste d’attente, alors que la liste est fermée depuis la fin du mois de février. Nous n’acceptons même plus les personnes sur la liste d’attente.

Certes, ce décalage en juillet force chacun à reconsidérer sa participation. Nous serons transparents avec vous, et avec tous nos clients. Nous nous efforcerons de conserver le même nombre de conférenciers, car nous espérons que la situation en juillet sera meilleure que la situation actuelle.

Je suis intéressé pour être exposant en juillet 2020, comment faire ?

Merci de nous contacter par courrier électronique à info@devoxx.fr

Je suis exposant mais je n’ai pas trouvé la réponse à mes questions, qui dois-je contacter ?

Merci de nous contacter par courrier électronique uniquement à info@devoxx.fr

English version

The French government decided on Sunday March 8 to forbid any public event with more than 1000 people until April 15, 2020. This now also affects the Devoxx France conference, initially scheduled from Wednesday 15 to Friday 17 April 2020.

We decided to postpone the conference to July 1st to 3rd, same venue, same exhibition hall and same set-up.

As you can imagine, this was not an easy decision and we’re happy to keep Devoxx up and running.

We offer full reimbursment until the 15th of April for attendees. The registration web site will collect refund request in a few days. Please, give us a bit of time, as we need to quickly update our web site.

Regarding sponsors and exhibitors, a separate communcation by email was sent on Tuesday, 11th march. Please contact us by email if needed.

All speakers received this email on Tuesday, March, 11th. We’re working on a new agenda.

Frequently asked questions for attendees

Is the Devoxx France 2020 conference canceled or postponed?

The conference has been postponed to July 1, 2020, instead of the April 15. The format remains unchanged. The conference starts on Wednesday July 1st with the “University” day and continues with the 2 “Conference” days of Thursday and Friday.
The Meet & Greet evening has been canceled and remains canceled.

Do you plan to offer a virtual conference for those who cannot attend?

No, at this stage we remain on the organization of the conference, with however, the recording of the sessions. All of the videos will be available online for free after the conference on Devoxx France’s YouTube channel.

I bought a ticket for the month of April. I can’t attend in July, what do you offer?

For anyone who previously bought and paid for their entry, we offer a full refund by bank transfer, via the reg.devoxx.fr website. You must have your registration address and file number.
As of 11th of March, the refund request site is not ready yet. We will notify all attendees by email as soon as the site is ready.
Note that you can also give your ticket to another person. To do this, simply go to the reg.devoxx.fr site, then edit the ticket, and assign the ticket to a new person. You will keep the invoice because the file has been settled by you.

Will you reimburse me for hotel or transportation costs?

Devoxx France cannot be held responsible for incurred costs, whether in normal times or in such force majeure case. We recommend that our customers systematically take reimbursable bookings to avoid costs.

French railway company SNCF applies an exceptional measure to postpone or exchange your train ticket on its site.

Airlines also set up exceptional systems. Ask your tour operator directly.

Why did you set a limit of date for ticket’s reimbursement ? 

Any participant who wishes to be reimbursed all or part of their tickets is invited to do so via the reg.devoxx.fr site before April 15.

We decided to set a limit date to the 15th or April for 2 reasons. Firstly, we would like to be able to offer tickets to the approximately 930 people on the waiting list. To be able to do this, we need to know quickly about cancellations.

Second, this date corresponds for us to important operational deadlines. We cannot organize Devoxx France if the participants decide to cancel the day before. Our policy for 9 years has allowed us to offer tickets at a much cheaper price than other European conferences. This remains possible because we work with partners who, in return, ask us for significant financial positions before the event.

We want to remain transparent and keep an affordable price, which in this case forces us to set up this reimbursement deadline.

Frequently Asked Questions for Conference Speakers

Those selected to come and present at Devoxx France received an email on March 11 to come back to us with their choice. Each speaker must confirm (or not) their choice to come and present to Devoxx France via the cfp.devoxx.fr site.

My talk was scheduled on Thursday afternoon, do I keep my day and my time of passage?

No. Given the situation and the new constraints, we will redo an agenda. We will contact you when the agenda is re-published.

I am also speaker at another conference scheduled for these dates, what do you offer?

Devoxx France will take place at the same time as other conferences in early July (Sunny Tech, ScalaDays Berlin, etc.). This can complicate your participation in several events.

We believe that each speaker should prioritize their commitments, and that he / she should think about the organizers of each conference. Have you already made a commitment? Think of the people who prepare and organize, and who would not like to be abandoned.

Devoxx France also allows you to come and present one day, then leave to participate in another conference. We did this in good intelligence with Mix-IT for several years. This works, just indicate your preferences directly on the CFP website of Devoxx France, in the comment area of ​​your subject.

I had indicated that I will not come in April. I expect to be available in July. Can you re-invite me?

Unfortunately no.

We had a few withdrawals for the month of April, mostly because some companies have decided that their employees are no longer allowed to travel. It then takes a lot of work to find a replacement subject and organize the agenda again.

This is why we decided not to recontact the people who declined their presence, and to keep the « Backup » people who agreed to come and present a subject.

What is the status of the speaker’s dinner that was planned on Wednesday evening ?

We are trying to move and re-organize the evening initially scheduled for Wednesday 15. This requires discussions and logistics to either obtain a reservation at the same location or find a new space to accommodate 200 to 250 people.

Frequently asked questions for exhibitors and sponsors

Is the Devoxx France 2020 conference canceled or postponed?

The conference has been postponed to July 1, 2020, instead of the April 15. The format remains unchanged. The conference starts on Wednesday July 1st with the “University” day and continues with the 2 “Conference” days of Thursday and Friday.

The exhibitor guide will be modified quickly, taking into account the modification of the conference dates.

Each exhibitor should also sign a new sponsorship agreement in april, with the new dates.

The Meet & Greet evening has been canceled and remains canceled.

My company cannot be a sponsor anymore in July, what do you propose?

We offer reimbursement for companies that wish, under our general terms and conditions of sale. All requests must be made by email to info@devoxx.fr. The reimbursement offer is valid till the 25th of May, 2020.

My company, XXX, is ok to participate to Devoxx France in July. We already paid our booth, do I keep my stand number?

Yes. The rule for assigning locations is: first paid, first choice assigned. Your stand number is linked to the payment date of your Devoxx France invoice.

Do you anticipate a drop in traffic and therefore fewer people?

The answer is no. The 2,600 Devoxx France tickets were sold in 39 hours. We have 930 people on the waiting list, while the list has been closed since the end of February. We no longer even accept people on the waiting list.

Admittedly, this delay in July forces everyone to reconsider their participation. We will be transparent with you, and with all of our customers. We will endeavor to keep the same number of speakers, as we hope that the situation in July will be better than the current situation.

I am interested in being an exhibitor in July 2020, what should I do?

Please contact us by email at info@devoxx.fr

I am an exhibitor but I did not find the answer to my questions, who should I contact?

Please contact us by email only at info@devoxx.fr

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