Les étapes contractuelles pour devenir exposant

En résumé :

Vous avez décidé de devenir sponsor de Devoxx France, et nous vous en remercions! Nous utilisons un processus de sponsoring dématérialisé que nous vous présentons ici en détail:

Contrat de sponsoring : avant toute chose, nous devons signer le contrat de sponsoring. Ce contrat détaille votre niveau de sponsoring et liste les C.G.V. (Conditions Générales de Vente). Ce contrat doit être signé électroniquement par les deux parties ;
Facture: une fois le contrat signé, nous vous envoyons la facture ;
Contrat d’exposant: une fois le règlement effectué, vous pourrez sélectionner votre emplacement dans le salon dans la limite des emplacements restants disponibles à la date de votre paiement. Nous appliquons la règle du « premier payé, premier installé« . Nous vous envoyons le contrat d’exposant qui vous informe de votre emplacement dans le hall d’exposition. Ce document devra enfin être signé électroniquement.

Contrat de Sponsoring

Le contrat de sponsoring regroupe l’ensemble de l’engagement contractuel entre Quantixx et votre entreprise. La signature s’effectue électroniquement via Docusign. Afin de vous envoyer un contrat dématérialisé, voici les informations importantes à nous communiquer:

Votre choix de formule de sponsoring (BRONZE, SILVER, etc.)
Le nom, prénom et l’adresse email du signataire du contrat ;
Le nom, prénom et l’adresse email du responsable du paiement ;
Les noms, prénoms, adresses emails des personnes à informer par le suivi du contrat. Cette étape est optionnelle ;
La raison sociale, le numéro de TVA intra-communautaire et l’adresse de facturation qui devra figurer sur le contrat et la facture ;

Pour la signature électronique, nous vous remercions de ne pas utiliser d’alias email.

Grâce à ces informations nous vous enverrons un contrat à signer électroniquement. Lorsque le contrat sera signé, nous vous enverrons une facture.

Facture

Une fois le contrat de sponsoring signé, nous envoyons la facture via Docusign au contact responsable du paiement (nom, prénom et email stipulé dans le contrat). Vous n’avez pas besoin de signer la facture, DocuSign s’occupe d’acquiter la réception.

Contrat exposant

Le contrat d’exposant indique l’emplacement de votre stand dans le hall d’exposition. Ce contrat vous est envoyé une fois la facture réglée.

Le choix de votre stand s’effectue selon la date de prise en compte de votre paiement, par rapport aux autres sponsors. En réglant rapidement votre facture, vous vous assurez ainsi de pouvoir choisir votre emplacement rapidement. Par ailleurs, votre facture doit être réglée au plus tard 30 jours avant Devoxx France, sans quoi nous serons au regret d’annuler votre participation et de retenir des frais. Nous vous invitions à consulter le contrat en détail pour plus d’informations.